Dokumente hochladen und verwalten in d.velop documents

Geändert am Di, 17 Sep um 3:57 NACHMITTAGS

Beschreibung:

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Dokumente in d.velop documents hochladen, speichern und effizient verwalten können. Wir zeigen Ihnen zudem, wie Sie Ihre Dokumente richtig benennen, kategorisieren und mithilfe der Such- und Filterfunktionen schnell wiederfinden.

Ziel:

Dieser Artikel hilft Ihnen, Ihre Dokumente schnell und einfach in der Cloud zu organisieren, indem Sie die grundlegenden Schritte zum Hochladen und Verwalten Ihrer Dateien kennenlernen.

Wie lädt man ein Dokument hoch?

Obwohl es in d.velop documents keinen expliziten „Hochladen“-Bereich gibt, können Sie Dokumente auf verschiedene Weise in das System einpflegen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie dies tun können:

1. Anmelden:

Melden Sie sich bei d.velop documents mit Ihren Zugangsdaten an. Nach dem Login landen Sie auf dem Dashboard.

2. Dokumente per Drag-and-Drop hochladen:

• Navigieren Sie zu dem Ordner oder Bereich, in dem Sie das Dokument speichern möchten.

• Ziehen Sie die Datei von Ihrem Computer direkt in den die Import Kachel in Ihrem Dashboard. Dies funktioniert ähnlich wie bei den meisten modernen Cloud-Diensten, die Drag-and-Drop unterstützen.

• Sie können die für den Importbereich schon entsprechende Importprofile hinterlegen. Wenn Sie zum Beispiel, hauptsächlich Rechnungen über die Oberfläche importieren, können Sie ein Profil "Rechnungen" anlegen.

3. Datei über die Kachel "Ablage" hochladen.

Alternativ können Sie oft über das Menü die Kachel "Ablage" auswählen.
Wählen Sie die Datei von Ihrem Computer aus und wählen Sie die entsprechende Kategorie. Mit der Wahl der Kategorie öffnen sich entsprechenden Eigenschaften der Kategorie.
Anschließend haben Sie die Möglichkeit, die Datei zu benennen, Metadaten hinzuzufügen und sie in der gewünschten Ordnerstruktur zu organisieren.

4. Dokumente speichern:

Nachdem Sie die Datei hochgeladen haben, wird sie automatisch in der richtigen Akte gespeichert und ist sofort verfügbar.

Tipps zur Dateibenennung und Kategorisierung

Um die spätere Suche nach Dokumenten zu erleichtern und die Organisation zu verbessern, ist es hilfreich, eine einheitliche und verständliche Struktur zu verwenden:

1. Dateinamen sind nicht entscheidend:

Da hier keine Dokumentenablage in einer Explorerstruktur vorliegt, in der der Dateiname

entscheidend ist, ist es umso wichtiger, den Dokumenten angemessene Eigenschaftswerte

zuzuweisen.

Wenn Sie zum Beispiel einer Rechnung die Eigenschaften:

Lieferant: Blitzbau GmbH

Auftrag: Schadenssanierung am Musterhauspark

wird sich die Datei in zwei Akten verknüpft sein:

Lieferantenakte (alle Dokumente zum Lieferanten Blitzbau GmbH liegen in dieser Akte)
Auftragsakte (alle Dokumente zu der Schadenssanierung liegen in dieser Akte)

2. Nutzung von Metadaten:

• Ergänzen Sie Ihre Dateien mit hilfreichen Eigenschaftswerten (Rechnungsnummer, Rechnungsdatum usw.)

3. Aktenstrukturen effizient nutzen:

• Je sorgfältiger Sie die Eigenschaften des Dokuments pflegen, desto besser wird die Aktenstruktur sein. Verwenden Sie, wenn möglich, Stammdaten aus Ihrem ERP- oder CRM-System, um zu vermeiden, dass beispielsweise doppelte Einträge für denselben Lieferanten erstellt werden.

Such- und Filterfunktionen nutzen

d.velop documents bietet leistungsfähige Such- und Filterfunktionen, die Ihnen helfen, Dokumente schnell zu finden. Hier sind einige Tipps, wie Sie diese Funktionen optimal nutzen können:

1. Volltextsuche:

Mit der Volltextsuche können Sie nach bestimmten Schlagwörtern, Dateinamen oder Inhalten in den Dokumenten suchen. Geben Sie einfach den gewünschten Begriff in die Suchleiste ein. d.velop durchsucht sowohl die Dateinamen als auch den Inhalt der Dateien sowie Metadaten.

2. Suchergebnisse filtern:

Wenn Sie viele Ergebnisse erhalten, können Sie diese mithilfe von Filtern einschränken. Filter können z. B. nach Eigenschaften, Datum, Dokumententyp oder Benutzer angewendet werden. Dies hilft besonders, wenn Sie eine große Anzahl ähnlicher Dokumente verwalten.

3. Suchanfragen speichern:

Häufig genutzte Suchanfragen können gespeichert werden. Dies spart Zeit und ermöglicht es Ihnen, bestimmte Dokumente oder Dokumentenarten schneller zu finden.

4. Erweiterte Suchoptionen:

Nutzen Sie die erweiterten Suchmöglichkeiten, um spezifischere Suchkriterien festzulegen, z. B. nach Dokumentgröße, Erstellungsdatum oder benutzerdefinierten Metadaten. So können Sie auch in großen Archiven gezielt Dokumente finden.

Fazit:

Das Hochladen und Verwalten von Dokumenten in d.velop documents ist intuitiv und einfach. Nutzen Sie das Drag-and-Drop-Verfahren oder die Menüoptionen, um Ihre Dokumente hochzuladen. Nutzen Sie die Möglichkeit, die Dokumente mit Metadaten anzureichern.