Einführung in d.velop documents

Beschreibung:

d.velop documents ist eine leistungsstarke Plattform zur Verwaltung digitaler Dokumente. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Dokumente sicher zu speichern, effizient zu organisieren und sie mit anderen zu teilen. In diesem Beitrag erhalten neue Benutzer einen Überblick über die wichtigsten Funktionen und lernen, wie sie sich schnell und einfach auf der Plattform zurechtfinden können.

Ziel:

Dieser Beitrag soll neuen Benutzern helfen, die grundlegenden Funktionen von d.velop documents zu verstehen, sodass sie sich schnell mit der Benutzeroberfläche vertraut machen und erste Schritte bei der Dokumentenverwaltung durchführen können.

Wofür wird d.velop documents verwendet?

d.velop documents ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das Unternehmen dabei unterstützt, alle ihre digitalen Dokumente zentral zu organisieren, zu speichern und darauf zuzugreifen. Mit d.velop können Sie:

    •    Dokumente digital archivieren: Sichere Speicherung und langjährige Archivierung von Dokumenten.

    •    Dokumente organisieren: Dateien nach einem strukturierten Ordnungssystem (Ordnern und Metadaten) verwalten.

    •    Zusammenarbeit verbessern: Dokumente freigeben und gemeinsam mit anderen an ihnen arbeiten.

    •    Prozesse automatisieren: Workflows und Dokumentenprozesse automatisieren, um Zeit zu sparen.

    •    Rechtskonforme Archivierung: Die Plattform unterstützt bei der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, insbesondere bei der Revisionssicherheit und Compliance.

Benutzeroberfläche und Menüstruktur

Die Benutzeroberfläche von d.velop documents ist benutzerfreundlich gestaltet und ermöglicht Ihnen schnellen Zugriff auf alle wichtigen Funktionen. Hier eine Übersicht der Hauptbereiche:

    1.    Dashboard:

Das Dashboard ist Ihre Startseite und zeigt eine Übersicht der zuletzt bearbeiteten Dokumente, wichtige Benachrichtigungen und anstehende Aufgaben an. Hier erhalten Sie einen schnellen Überblick über alles, was in Ihrem Dokumentenmanagement gerade passiert.

2.    Menüleiste:

Die Menüleiste befindet sich meist am linken Rand oder oben auf der Seite. Sie enthält die Hauptnavigationspunkte:

• Dokumente: Zugriff auf Ihre gespeicherten Dokumente, Ordner und Ablagestrukturen.
• Suchen: Zugriff auf die Suchfunktion, um schnell bestimmte Dokumente zu finden.
  
• Freigaben: Eine Übersicht aller Dokumente, die Sie mit anderen geteilt haben oder die mit Ihnen geteilt wurden.
• Aufgaben: Zugriff auf Workflow-Aufgaben oder Genehmigungsprozesse, die Ihnen zugewiesen wurden.
• Einstellungen: Hier können Sie Ihre persönlichen Einstellungen anpassen, Berechtigungen verwalten und Profileinstellungen ändern.
  

Grundlegende Navigationsschritte ausführen

Hier sind die wichtigsten Schritte, um sich auf d.velop documents zurechtzufinden und mit der Verwaltung von Dokumenten zu beginnen:

    1.    Anmelden:

Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an der Plattform an. Nach dem Login landen Sie direkt auf Ihrem Dashboard, das Ihnen einen Überblick über Ihre zuletzt bearbeiteten Dokumente und Aufgaben gibt.

    2.    Dokumente hochladen:

Um ein neues Dokument hochzuladen, klicken Sie in der Menüleiste auf „Ablage“ und dann auf die Schaltfläche „Speichern“. Wählen Sie die Datei von Ihrem Computer aus und fügen Sie optional Metadaten wie den Dokumententyp, das Erstellungsdatum oder Schlagwörter hinzu, um die spätere Suche zu erleichtern. 

Wichtig! Pflichtfelder müssen ausgefüllt werden.

    3.    Akten erstellen:

Für eine bessere Organisation können Sie Akten erstellen. Die Aktenerstellung erfolgt über die entsprechende Schaltfläche in Ihrem Dashboard. Im Normalfall genügt es, wenn Sie ein Dokument mit der entsprechenden Eigenschaft ablegen. Wenn Ihr System richtig konfiguriert ist, wird Sich die Akte automatisch bilden.

    4.    Dokumente suchen:

Um ein Dokument zu finden, das Sie zuvor hochgeladen haben, geben Sie den Namen oder ein Schlüsselwort in die Suchleiste oben auf der Seite ein. Die Suchergebnisse zeigen Ihnen alle passenden Dokumente. Sie können zusätzlich Filter verwenden, um die Suche zu verfeinern.

    5.    Dokumente freigeben:

Wenn Sie ein Dokument mit anderen Personen teilen möchten, öffnen Sie das entsprechende Dokument und wählen Sie die Funktion „Freigeben“. Sie können die E-Mail-Adressen der Personen eingeben und Zugriffsrechte (lesen oder bearbeiten) festlegen. So stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen auf das Dokument zugreifen können.

Mit diesen grundlegenden Schritten sind Sie bestens vorbereitet, d.velop documents effizient zu nutzen. Die intuitive Benutzeroberfläche und die praktischen Funktionen machen es einfach, Ihre Dokumente zu organisieren und jederzeit darauf zuzugreifen.